"Инвестгазета" составила список правил корпоративной переписки, которые помогут избежать нежелательной утечки информации.

1. Не отправляйте по корпоративной почте письма личного характера, особенно если в них обсуждаются рабочие вопросы или содержатся негативные высказывания, например, о начальстве.

2. Избегайте «неформальной», оскорбительной лексики, а также субъективных суждений. «Бесчеловечно заставлять сотрудника выполнять эту задачу», «идиотское задание» — фразы, которые также трактуются не в вашу пользу. 

3. Не используйте специфические (понятные только вам и небольшому кругу лиц) понятия. Получатель письма может вас просто не понять, особенно если он принадлежит к другому культурному/социальному слою или просто живет в другом городе (не говоря уже о другом государстве).

4. Не прибегайте к дискриминации: половой, возрастной, расовой, религиозной и прочей.

5. Пишите грамотно — следите за орфографией и пунктуацией.

6. При отправлении письма удаляйте  ссылки на других адресатов. 

7. Тематика письма должна быть короткой, емкой и в точности соответствовать его содержанию. Названия типа «догадайся сам», «аноним» или «я» недопустимы в деловой переписке.

8. При ответе на вопрос, заданный в предыдущем письме, не ограничивайтесь коротким «да» или «нет». Скопируйте вопрос в свое электронное письмо и только потом пишите на него ответ. Иначе в дальнейшем воспроизвести нить разговора будет очень сложно.

9. Ставьте подпись в электронном письме. Она должна идентифицировать вас и содержать ваши контакты (телефоны, факс). Подпись не должна быть слишком длинной — 4-7 строчек вполне достаточно.  

10 Соблюдайте правила вежливости. Не пренебрегайте словами «уважаемый», «пожалуйста», «благодарю» и «с уважением». Если вы лично знакомы с получателем письма и допускаете в отношениях с ним некоторые неформальные нотки, то можете в своем послании использовать смайлики.

Автор: Анна Кокоба

Источник: ИнвестГазета